3.5

Prozessbeschreibung mit Flussdiagramm

 

Detaillierte Beschreibung einer Prozessbeschreibung bei SIGTECH AG:

(siehe auch einfaches Beispiel einer Prozessbeschreibung Vorlage Word *.doc 80 kB)

 

 

  1.

 

 Prozessname

 Jeder Prozess hat einen eigenen Prozessname,
 welcher bereits in der Prozessstruktur definiert wurde.

 Bsp. Prozess 1.1 mit folgendem Prozessnamen:
         - 1.1  Kundenpflege, Kundenakqusisition, Auftragsakquisition

 

  2.

 Zielsetzung

 Jeder Prozess hat grundsätzliche und langfristige Zielsetzungen.
 Bei Bedarf können aber auch kurzfristige Ziele für den Prozess definiert werden.

 Bsp. Prozess 1.4 „Komplexe Anlagen" mit den folgenden Zielsetzungen:
         - Korrekte Abwicklung der Aufträge
         - Erfüllung der Kundenwünsche

 Bsp. Prozess 2.2 „Unternehmensplanung, Budget, Verbesserungen" mit den folgenden Zielsetzungen:
         - Unternehmensstrategie festlegen
         - Jahresziele vereinbaren
         - ständige Verbesserungen erreichen (Audits, QM-Reviews, Controlling und Reporting)

 

  3.

 Prozessmessgrössen

 Prozessmessgrössen definieren wir nur für Kernprozesse.

 Bsp. Prozess 1.3 „Standard Geräte" mit den Prozessmessgrössen:
         - Bruttomarge und Garantieleistungen gemäss den Jahreszielen/Budget
         - Nachkalkulation bei allen Aufträgen > 40'000.- Fr. 

 

  4.

 Prozessverantwortlicher

 Jeder Prozess hat einen Prozessverantwortlichen. (-> Aufgaben eines Prozessverantwortlichen)

 Bsp. Prozess 1.5 „Service und Reparaturen" mit dem Prozessverantwortlichen:
         -  

 

  5.

 Prozessteam

 Jeder Prozess hat ein Prozessteam, welches zusammen
 mit dem Prozessverantwortlichen den Prozess überprüft
 und alljährliche notwendige Änderungen vereinbart.

 Bsp. Prozess 1.5 „Service und Reparaturen" mit dem Prozessteam:
         - ,  ,  , ,

 

  6.

 Dokumentation

 

 Bsp. Prozess 2.2 „Unternehmensplanung, Budget, Verbesserungen" mit folgender Dokumentation:

 Dokument /
 Nachweis

 Verantwortung /
 Aufbewahrung

 Aufbewahrungsort

 Zugriff

 Aufbewahrungs-
 dauer

 - Audit-Berichte

 

 bli, WS

 QM-Ordner bei bli

 alle

 3 Jahre

 

 Bsp. Prozess 1.4 „Komplexe Anlagen" mit folgender Dokumentation

 Dokument /
 Nachweis

 Verantwortung /
 Aufbewahrung

 Aufbewahrungsort

 Zugriff

 Aufbewahrungs-
 dauer

 Auftragsdossier
 - Offertanfrage
 - Notizen
 - Korrespondenz
 - ...
 - ...

 

 

 Projekt- verantwortlicher:

 WS, FZ, Be, JB

 Arbeitsplatz des
 Projektverantwort.:


 Kundenordner
 oder Projektmäppli

 

 Projekt-
 verantwortl.:

 WS, FZ, Be, JB

 10 Jahre oder so
 lange Maschine
 in Betrieb

 

  7.

 Normen und Vorgaben

 Bsp. Prozess 2.2 „Unternehmensplanung, Budget, Verbesserungen" mit folgenden Normen und Vorgaben: 

        - SN EN ISO Serie 9001:2008
        - Obligationenrecht (OR)
        - Arbeitsgesetz (ArG)

 

  8.

 Ergänzende Instruktionen

 Bsp. Prozesse 1.3 und 1.4 mit folgenden ergänzenden Instruktionen:
         - Formular "Arbeitsrapport"
         - Formular "Abnahmeprotokoll"

 

  9.

 Vorgehen / Flussdiagramm

 Das Vorgehen gibt Auskunft über:

 - Ablauf (Flussdiagramm)

 - Tätigkeiten (inkl. Infofluss)

 - Zuständigkeit
   (Bei uns überwiegen immer noch die Vorteile der persönlichen Kürzel. Dafür nehmen wir in Kauf,
   dass die Prozesse relativ häufig wegen "Kürzel-Anpassungen" bearbeitet werden müssen.)

 - Input und Output des Papierfluss
   (Jedes Dokument, welches aus einer Tätigkeit resultiert, fliesst entweder in eine neue Tätigkeit
   als Input ein oder es wird gemäss Dokumentenablage (siehe oben) abgelegt.)

 

 Bsp. Prozess 1.3 „Offertanfrage für ein Standard Gerät"
        (für komplexere Offertanfragen - z.B. mit Steuerung und Anbau - haben wir den Prozess 1.4)

         - Prozessbeschreibung Flussdiagramm

 

Flussdiagramm Prozessbeschreibung

 

 

 10.

 Fusszeile

 Die Fusszeile gibt Auskunft über:

 - Ablageort auf dem Server
 - das letzte Überarbeitungsdatum im Dateinamen
 - Bearbeiter (bei uns bis heute immer QM-Administration: bli)
 - Seitenzahl und Anzahl Seiten total

 Bsp. Prozess 1.4 „Komplexe Anlagen" mit folgender Fusszeile:
         - F:/Managementsystem ISO9001/Prozessbeschreibungen/01_06 Lohnaufträge 2009_01_07.doc/bli 
         - S. 1/2

 

 

 

 

 Prozessbeschreibungs-Ziele (analog den generellen Ziele ans QM-System):

  •  zufriedene Kunden
  •  weniger Fehlleistungen
  •  ständige Verbesserungen
  •  strukturierte Abläufe
  •  klare Kompetenzregelung
  •  effizientes Führungs-Werkzeug

 

Ein Prozess ist eine zielgerichtete logische Abfolge von:
Eingang, Verarbeitung, Ausgang mit integrierten Regelkreisen. 

Grundsätzlich kann jede Tätigkeit als Prozess aufgefasst werden
und entsprechend verbessert werden.

 

 

weitere Infos auf:
www.quality-link.de/html/qm-dokumentation.htm