QM-Hilfsmittel

4. Aufgabenmatrix - Kompetenzmatrix - Funktionsmatrix

4.1   Aufgabenmatrix Technik

 Aufgabenmatrix

 

 unsere Servicetechniker
 und externen Outsourcing-Partner

 Pfeil nach rechts.

 unsere Geräte und
 Steuerung-Softwares 
   Pfeil nach unten.

Mitarbeiter
A

Mitarbeiter
B


 usw.

 

 

 - Gerät 1
 

XOO
 

XXX
 

  

 - Gerät 2
 

XXX
 

X
 

  

 - Gerät 3 mit Software
 

S
 

$
 

 

  Legende

  X       = Bedienen
  XX    = Reparieren
  XXX  = Revidieren
  XXX  = Techn. Hauptverantwortlicher

  O = Schulung vorgesehen,
         um fehlende Kenntnisse und
         Kompetenzen zu erwerben.

 

  S = Gerätespezifisches Software-
         Knowhow

  $ = Software-Schulung (oder
        Selbststudium) vorgesehen

 

  Beispiel:

  XXO = MA sollte revidieren können,
  kann aber erst reparieren, Schulung
  ist vorgesehen.

 - Gerät 4
 

...
 

...
 

 

 - usw.
 

   

Hilfsmittel
 

  • Die "Aufgabenmatrix Technik"
    (vormals: Werkstatt-Matrix) wird an den
    jährl. Mitarbeitergesprächen besprochen.

    Gemeinsam wird festgelegt, welche Schulung
    bis wann und durch wen erfolgen muss.

    Ebenfalls wird die Qualität der erfolgten
    Schulung beurteilt.

    Beispiel:
    XXO = Mitarbeiter sollte revidieren können,
    kann aber erst reparieren, Schulung ist
    vorgesehen.

     
  • Für neue Mitarbeiter ist die Aufgabenmatrix
    sehr hilfreich.

    Sie zeigt anschaulich, welche Servicetechniker
    für welche Geräte zuständig und
    verantwortlich sind.
     
  • Alle 3 Matrixen sind auch Hilfsmittel
    für die Personal-Ressourcenplanung
    und für die Stellvertreterregelung.
     
  • Im Alltag sind die 3 Matrixen für uns
    viel hilfreicher als ein Organigramm.
     
  • Jede Matrix wird mindestens 1x jährlich
    und bei Personalfluktuationen aktualisiert.

4.2  Kompetenzen-Matrix (Verantwortlichkeiten)

 Kompetenzmatrix

 

 alle Mitarbeiter
 und externen Partner
 (= Outsourcing von Wissen)

 Pfeil nach rechts.

 Verantwortlichkeiten
 Kompetenzen
  
Pfeil nach unten.

Mitarbeiter
A

Mitarbeiter
B


usw.


 

 - Laser-Normen

XX

X

  

 - Validierungsdoku IQ/OQ

XXX

XXO

  


 - ISO 9001-Norm Wissen
 - QM-Basiswissen
 - Prozessverantwortlicher
 - QM-Verantwortlicher
 - QM-Administration

 - Chemikalien Recht
 - Sicherheitsdatenblätter
 - VOC-Verordnung

 - Umwelt
 - SDR/ADR-Vorschriften
 - Arbeitssicherheit
 - suva-Richtlinie
 - sev-Richtlinie

 - Datenschutz DSGVO
 - Produktehaftpflicht

 - Buchhaltungsprogramm
 - Jahresabschluss
 - Datensicherung PC
 - Datensicherung Server

 - PC-Support

 - Französisch
 - Englisch
 - Italienisch
 - Spanisch

 - usw.


...


...

 

  Legende

  X       = Grundkenntnisse
  XX    = gute Kenntnisse
  XXX  = sehr gute Kenntnisse
  XXX  = Hauptverantwortung und
              zuständig für Ausbildung

  O = Schulung vorgesehen,
         um fehlende Kenntnisse und
         Kompetenzen zu erwerben.


  Beispiele:

  XX0 = Mitarbeiter hat gute Kenntnisse.
  Er muss aber noch geschult werden,
  damit er sehr gute Kenntnisse
  ausweisen kann.

  XXX = Mitarbeiter ist Verantwortlicher,
  z.B. für Validierungsdokumentation
  IQ/OQ, und er ist zuständig für die
  entspr. Mitarbeiter-Ausbildung.


  Merkblätter
  In einer separaten Spalte werden
  die Merkblätter/Schulungsunterlagen
  zur entsprechenden Position aufgeführt.


  Outsourcing-Partner:
  Es ist auch möglich die
  Verantwortlichkeit einer externen
  Person/Firma zu übertragen.

  Separate Spalten:
  - Externe Partner
  - Bewertung der externen Partner

  z.B. die Verantwortung für das
  "ISO-9001-Normen-Wissen" hatten wir
  früher an einen externen QM-Berater
  übertragen.

Hilfsmittel
 

  • Die "Kompetenzmatrix (Verantwortlichkeiten)"
    wird an den jährlichen Mitarbeitergesprächen
    besprochen. Sie hilft bei der Überprüfung
    von Wissenslücken und den Personal-
    Schulungen.

     
  • Für neue Mitarbeiter ist die Matrix hilfreich.
    So ist z.B. einfach ersichtlich, welche
    Mitarbeitenden, in welchen Bereichen
    kompetent und zuständig sind.
     
  • Alle 3 Matrixen sind Hilfsmittel
    für die Personal-Ressourcenplanung
    und für die Stellvertreterregelung.
     
  • Für uns sind die 3 Matrixen
    aussagekräftiger als ein Organigramm.

4.3   Funktionsmatrix

 Funktionsmatrix

 

 alle Mitarbeiter
 und externen Outsourcing-Partner

 Pfeil nach rechts.

 Funktionen

 Pfeil nach unten.

Mitarbeiter
A
Mitarbeiter
B
usw.

 

 

 Leiter Verkauf

XXX

 

 

 

 - Verkauf-Aussendienst

XXX

XXO

  

 - Verkauf-Innendienst

(XX)

 

XXX

 

 

 Geschäftsleitung GL

 - GL-Assistenz

 - QM-Verantw.

 - QM-Admin

 

 Leiter Einkauf

 - Einkauf-Admin.

 - Einkauf Lagerartikel

 - Einkauf Projekte

 

 Leiter Finanzen

 - Buchhaltung

 - Lohnbuchhaltung

 - Kasse

 

 Leiter Technik

 - Verweis auf
   Aufgabenmatrix Technik

 

 Leiter Marketing

 

 Leiter IT

 

 - usw.


...


...

 

 

Legende

  X       = Grundkenntnisse
  XX    = gute Kenntnisse
  XXX  = sehr gute Kenntnisse
  XXX  = Hauptverantwortung und
              zuständig für Ausbildung

  O = Schulung vorgesehen,
         um fehlende Kenntnisse und
         Kompetenzen zu erwerben.



  Beispiele:

  XXO = Mitarbeiter hat gute Kenntnisse.
  Er muss aber noch geschult werden,
  damit er sehr gute Kenntnisse
  ausweisen kann.

 

  Outsourcing:
  Es ist auch möglich Funktionen
  einer externen Person/Firma
  zu übertragen.

  Hinweis:
  v.a. Administrations-Funktionen,
  da die Technik-Funktionen in der
  Werkstattmatrix definiert sind.


  WICHTIG
  Konsequent werden die identischen
  Funktionsbezeichnungen in den
  Prozessbeschreibungen in der Spalte
  "Zuständigkeit" verwendet.

Hilfsmittel
 

  • Die "Funktionsmatrix" ist bei der Einstellung
    und Einführung neuer Mitarbeitenden in das
    QM-System ein sehr geeignetes Hilfsmittel.
     
  • In der Funktionsmatrix ist einfach ersichtlich,
    welche Mitarbeitenden, für welche
    Führungs- und Administrationstätigkeiten
    zuständig und verantwortlich sind.

     
  • In den Prozessbeschreibungen werden die
    identischen Funktionsbezeichnungen in der
    Spalte "Zuständigkeit" verwendet.

    Auf diese Weise ist also eindeutig, welche
    Mitarbeitenden für jeden Prozessschritt
    zuständig und verantwortlich sind.
     
  • Personelle Änderungen (Personalwechsel
    oder Reorganisationen)
    werden in der
    Funktionsmatrix abgebildet und gelten
    dann automatisch für alle Prozesse.
     
  • Alle 3 Matrixen sind Hilfsmittel für die
    Personal-Ressourcenplanung und
    Stellvertreterregelung
    .
     
  • Für uns sind die 3 Matrixen
    aussagekräftiger als ein Organigramm.

Vielen Dank für Ihr Feedback !

  • Die interne QM-Schulung ISO 9001:2015
    ist für die Mitarbeitenden der SIGTECH AG
    und für alle, die unser QM-System kennen-
    lernen möchten.
     
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