QM-Schulung

Grundsätzliches zum QM-System

Alle QM-Dokumente (in der gültigen Version)
sind im Intranet abrufbar und für alle Mitarbeiter verbindlich.
 

  1. Unternehmenspolitik / Zielhierarchie
    - Zielhierarchie
    - Geschäftsidee
    - Leitbild
    - Unternehmenskultur
    - Unternehmensjahresziele
    - Marketingplan
    - Messgrössen der Prozessziele (Kernprozesse)
    - Mitarbeiterziele (Unterlagen für das Mitarbeitergespräch)
    - QM-Auditplan
     
  2. Unternehmensmodell
    - Prozesslandkarte

     
  3. Alle Prozessbeschreibungen
    A) Geschäftsprozesse
    B) Managementprozesse
    C) Supportprozesse

    mit den QM-Hilfsmitteln
    1. Formularen/Checklisten
    2. Arbeitsanweisungen

          mit der Auflistung der letzten Änderungen
          resp. dem Protokoll des letzten internen Audits
          im Anhang der Prozessbeschreibung
 

  • Matrix und Organigramm
    • Aufgabenmatrix Technik
    • Kompetenzenmatrix (Verantwortlichkeiten)
    • Funktionsmatrix

       

Aufgepasst!!

  • Bei Kopien am Arbeitsplatz (digital und Papier) kann es sich um alte Versionen handeln.
     
  • Das Änderungsdatum im Dateinamen in der Fusszeile gibt an,
    wann letzte Änderungen am QM-Dokument vorgenommen worden sind.

Wo müssen Dokumente abgelegt werden, welche aus den Prozessen entstehen?

 

Jeder Prozess regelt in der Prozessbeschreibung genau:

  • welche Dokumente von wem erstellt werden,
  • wo die Dokumente abgelegt werden,
  • wer für die Ablage verantwortlich ist
  • und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.

An diese Angaben müssen sich alle halten!
Details siehe → Prozessbeschreibung


Keine Extrazügleins!

Begründete Änderungen der Dokumentablage können jederzeit
dem Prozessverantwortlichen oder direkt der QM-Assistenz
mitgeteilt werden, so dass der Prozessbeschrieb entsprechend
angepasst werden kann.

Wie genau müssen wir den Prozessbeschrieb befolgen?
 

  • In den Prozessen ist der IST-Ablauf beschrieben.
     
  • Die Mitarbeitenden müssen sich in mindestens 80% der Fälle an den Ablauf der Prozessbeschreibung halten.

    Wichtig: Die 80%-Regel wurde SIGTECH-spezifisch festgelegt und ist nicht von der ISO-Norm so vorgegeben!
     
  • Ausnahmen, insbesondere wenn sie begründbar sind und einen Kundennutzen bringen, sind also erlaubt.
     
  • Am Audit sollte ausschliesslich auf den Normalfall, also auf die 80% eingegangen werden.
     
  • Nicht toleriert wird, wenn der Prozessbeschrieb nicht den 80% entspricht.

     

 

Jeder Prozessbeschrieb kann jederzeit angepasst werden!!
 

  • Das heisst: Bitte keine Extrazügleins fahren!!!
    Auch wenn diese Extrazügleins offensichtlich eine Verbesserung oder Vereinfachung darstellen.
     
  • In einem solchen Fall ist das richtige Vorgehen, dass mit dem Prozessverantwortlichen die neue Lösung diskutiert und der Prozessbeschrieb von der QM-Assistenz entsprechend angepasst wird.
     
  • Im Sinne einer ständigen Verbesserung sind alle ÄNDERUNGS-Anträge durchaus auch erwünscht.

Für jeden Prozess ist ein Prozessverantwortlicher definiert.
(siehe Prozessbeschreibung Punkt 4).

Er/sie trägt die abteilungsübergreifende Verantwortung
für den gesamten Prozess mit folgenden Aufgaben:
 

  • Darstellen
    Den Prozess visualisieren und beschreiben (= Prozessbeschreibung).
     
  • Überprüfen
    Die Prozessbeschreibung periodisch überprüfen und aktuell halten.*)
     
  • Auswerten
    Die Prozessziele festlegen und die entsprechenden Prozessmessgrössen bestimmen, implementieren, erheben und auswerten**).
     
  • Verbessern
    Den Prozess zusammen mit den Betroffenen kontinuierlich verbessern
    (Effizienz, Effektivität, Qualität, Innovation etc.). Lösungen für auftretende
    Probleme suchen und in der Prozessbeschreibung abbilden.
    Der Prozessverantwortliche ist erste Kontaktperson bei Prozessaudits.
     
  • Umsetzen
    Die Verantwortung tragen, dass der Prozess von allen eingehalten wird (80%-Regel).
    Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden, die in den Prozess involviert sind.
     

Hinweise:

*)   Digitale Änderungen in den QM-Dokumenten werden auf Anweisung des jeweiligen
Prozessverantwortlichen ausschliesslich von der QM-Assistentin gemacht.


**) Zurzeit werden alle Prozessmessgrössen der Kernprozesse von der QM-Leitung
(in unserem Fall von der GL) erhoben
und dem Prozessverantwortlichen/Prozessteam zur Auswertung gegeben.

 

 


Synonyme:
Prozessverantwortlicher,Prozesseigner,Process owner.

 

 

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Basis: Interne QM-Schulung

Alle Informationen für die interne QM-Schulung sind hier auf dem Internet und stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung. → Inhaltsverzeichnis QM-Schulung

 

 
Prozess-Kenntnisse

  • Jeder Mitarbeiter muss die Prozesse kennen und erklären können,
    in welchen er eingebunden ist.
     
  • Er muss die Prozesse nicht auswendig kennen, muss aber wissen,
    wo er die aktuelle Prozessbeschreibung findet und mit Hilfe der
    Prozessbeschreibung den Prozess fliessend erklären können.
     
  • Jeder Mitarbeiter muss insbesondere auch den festgelegten Info- und
    Papierfluss kennen, welchen seine Arbeit betrifft.
     
  • Er muss die entsprechenden Nachweis-Dokumente am richtigen
    Ablageort zeigen können.
     
  • Es lohnt sich, die Prozesse zu diesem Zweck regelmässig mit der
    geleisteten Arbeit zu vergleichen und allfällige Verbesserungen/
    Änderungen mit dem Prozessverantwortlichen zu besprechen.
    Extrazügleins werden nicht akzeptiert (80% Regel).
     
  • Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter während des Audits vom Auditor
    befragt werden. Aber im Grossen und Ganzen legt das Audit-Programm
    fest, wer, wann und zu welchem Thema auditiert wird.
     
  • Eine sorgfältige Planung ist deshalb immer die Voraussetzung
    für ein erfolgreiches Audit.

     

Auf jedes Dokument (sei es auch nur eine Telefonnotiz) muss ein Datum und Visum!!

Bei Unsicherheiten stehen die Prozessverantwortlichen und die GL zur Verfügung.

 

 
Prozessverantwortung

Die Prozessverantwortlichen müssen ihre Aufgabe kennen und wahrnehmen.
(siehe Abschnitt d)

 

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Gestaltungfreiheit versus Regeldichte
Die Führung der SIGTECH AG fordert mit ihrem QM-System
von den Mitarbeitenden aktives Mitgestalten, Handeln und Flexibilität
mit dem Ziel den Nutzen für die Kunden, die Firma, das Umfeld
und die Anspruchsgruppen zu erhöhen.

 

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