QM-Hilfsmittel

5. Formulare / Checklisten

Unterschied
Formulare und Checklisten

(unsere Definition)
 

  • In Checklisten werden die aufgeführten Punkte angekreuzt oder abgehakt.
     
  • In Formularen werden zusätzlich zum Abhaken auch Textfelder ausgefüllt.
 

Beispiele

QM-Checklisten

  • Eintritt neuer Mitarbeiter
  • Austritt Mitarbeiter
  • Einführung neuer Produkte (Aufgaben und Arbeitsschritte pro Abteilung)
  • Streichung von Produkten aus dem Sortiment
  • usw.

QM-Formulare

  • Abnahmeprotokoll
  • Arbeitsrapport
  • Projekt-Spezifikationen
  • Mitarbeitergespräch
  • Lieferantenerstbeurteilung
  • Lieferantenbewertung
  • Formular für Chancen- und Risikomanagement
  • usw.

Die wichtigsten Vorteile

  • Die Effektivität und Effizienz im Prozessablauf
    werden gesteigert.
     
  • Aufgaben können mit der Gewissheit
    "nichts vergessen zu haben" vollständig
    und erleichtert erledigt werden.
     
  • Alle notwendigen Arbeitsschritte und die
    Beschaffung von notwendigen Informationen
    können vollständig getätigt und geprüft werden.
  • Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und
    Terminziele sind im Detail definiert.
     
  • Eine noch nie oder schon lange nicht mehr
    ausgeführte Tätigkeit kann korrekt und
    vollständig ausgeführt werden
    z.B. bei Ferienablösung, Personalwechsel.
     
  • Ausgefüllte Checklisten/Formulare dienen
    als Nachweisdokumente.

Unterschied
Vorgabe- und Nachweisdokument

(unsere Definition)
 

  • Vorgabedokumente sind
    leere Checklisten/Formulare.
     
  • Nachweisdokumente sind
    ausgefüllte Checklisten/Formulare.
 

 

    VORGABE-Dokumente



    Alle vorgegebenen
    Formulare und Checklisten

    werden gemäss den Prozessbeschreibungen
    bearbeitet, ausgefüllt, weitergeleitet und erledigt.

    WICHTIG
    Sobald die Formulare und Cheklisten
    ausgefüllt und erledigt sind, werden sie
    zu Nachweisdokumenten.



    Hinweise:
     

    Alle Formulare und Checklisten:
     

    • haben einen eindeutigen Namen "xyz"
       
    • sind in der dazugehörenden Prozess-
      beschreibung im → Abschnitt 8 aufgelistet.
       
    • sind im Intranet unter den dazugehörenden
      Prozessen abrufbar.

       
    • sind im Flussdiagramm der Prozessbeschreibung
      wie folgt integriert:

                                       I
       Tätigkeit mit Hilfe des
      Formulars "xyz"
      ausführen.

                                       I

       Tätigkeit mit Hilfe der
      Checkliste "xyz"
      ausführen.

      Unbedingt Doppelspurigkeiten vermeiden!
      In der Prozessbeschreibung sollen die einzelnen
      Arbeitsschritte aus den Formulare und
      Checklisten nicht noch einmal (z.B. in Kurzform)
      beschrieben werden!

       
    • sind analog den Prozessbeschreibungen
      für alle betroffenen Mitarbeitenden verbindlich
      und müssen befolgt werden.

       

    Hinweise:
     

    • Formulare und Checklisten können in Gestaltung
      und Inhalt jederzeit angepasst werden.

      Verbesserungsvorschläge sind erwünscht.

      Oft werden erst beim konkreten Ausfüllen
      der Formulare und Checklisten Verbesserungen
      festgestellt.
       
    • Die (digitalen) Änderungen an den QM-
      Vorgabedokumenten werden nach Absprache
      mit dem Prozessverantwortlichen ausschliesslich
      von der QM-Assistenz vorgenommen.
       
    • Fusszeile mit Versionsangabe analog wie bei der
      Prozessbeschreibung → Abschnitt 9
       

    NACHWEIS-Dokumente



    Nachweisdokumente sind Outputs
    aus den Prozessen, dazu zählen

    - ausgefüllte Formulare und Checklisten
    - Sitzungsprotokolle
    - Auftragsdossier
    - Jahresabschluss, Revsionsbericht
    - Statistiken
    - Kennzahlen
    - etc.


    Alle ausgefüllten und erledigten
    Nachweisdokumente

    müssen datiert sein und der Ersteller
    muss erkennbar sein (z.B. mit Visum).
     

    WICHTIG
    Die Nachweis-Dokumente werden
    gemäss Prozessbeschreibung → Abschnitt 6
    am definierten Ort physisch abgelegt
    respektiv digital gespeichert.


     

    Vorgabedokument sind in einem weiteren Sinn
    neben den Formularen und Checklisten auch
    alle in dieser QM-Schulung behandelten Dokumente:
     

    1. Unternehmenspolitik / Leitbild / Strategie / Ziele
       
    2. Unternehmensmodell / Prozesslandkarte
       
    3. Prozessbeschreibungen
       
    4. Organigramm
      - Aufgabenmatrix
      - Kompetenzmatrix
      - Funktionsmatrix
       
    5. Formularen und Checklisten
       
    6. Arbeitsanweisungen / Reglemente